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質問が少ない時の必殺技!? "くじ引き”を会議に導入してみたお話

こんにちは、SaaS Technology Center(以下、STC)でデータアナリストをしています森本智視です。

今日は"データ"のお話ではなく、毎月開催している部門会をより活発にするために"くじ"を導入したお話をします。

そもそも部門会って何?

STCは情報のOpen化を積極的に推進しています。
その一環としてSTCに所属している3部門のメンバー約100名が集まり、共有したいTopicsや出来たことを発表する取り組みを毎月開催しています。

部門会の内容はさまざまです。各部門の中途入社・新規配属者の紹介、うまくいった事例の展開、ビジネスモデルの紹介などです。ここで発表した事例が他部門に必要な事例で、そこから話が更に加速することもあったりします。

(ここまでおしゃれ感はありませんが、気持ちはこんな感じです)

毎月実施している部門会ですが、形骸化を防ぐべく少しずつ改善活動を行なっています。その中でも特に取り組むべき優先度が高かったのは、 発表者に対して"質問する人が固定化されがち"という課題でした。


意見・質問が出るように試してみました

質問する人が固定化されるのは部門会全体としては、望ましいことではないので、質問が出るような工夫に取り組んでみました。

例えば、皆が質問しやすくなるように、質問のフォーマットを作り、全員へ展開したり、使ってもらえるように案内を出してみました。

可能な限りシンプルなフォーマットに落とし込みました

それ以外にも部門会が始まる前に資料を事前配布し、参加者に目を通してもらうようにしました。発表前からプレゼンの大枠を把握できるため、事前に気になる点を洗い出すことができました。

こういう小さい改善で徐々にいろいろな方々から質問・意見が出るようになっていきました!!

ただ参加者全体に対しては影響度が小さく、まだまだ改善が必要なのは否めません、、、上記は継続しつつも、まだまだ何かできないか?を模索する必要があったのです。

もっと何か良い手はないものか?


会議を活性化させ、変革のスピードを加速させる

とはいえ、意見・質問しがたいのはいろいろと理由がありそうです。

例えば、たくさんの人の前で発表するのが恥ずかしい・・・的外れな意見を言ってしまうと良くない。などがあるのではないでしょうか。

この問題は周りの目を気にしすぎる部分が課題なので、少し後押ししてあげれば良いだけだと思います。

避けたいのは、"たくさんいるんだから、意見・質問してくれる人は他にいるハズ"という考えをしてしまっているケースです。この考えにハマってしまうと主体性がどうしても弱くなってしまいます。

とはいえ、xxxさん今日は絶対に質問してくださいね!!とお願いをして回ると、お願いしやすい人に偏ってしまったり、普段やり取りが少ない人はお願いしなくなったり、、、、などアンフェアな状況が生まれやすそうです。


そうだ! "くじ"を導入しよう

アンフェアな状況は望ましくないので、可能な限りフェアな状態かつ適切に意見・質問してくれる人をどうしたら増やせるか?を考えました。

上記で述べているように"少しの後押しが必要"、"主体性が少し弱くなりがち"という課題はあるかと思います。少し後押しが必要な場合は、機会を作ってあげる。主体性が少し弱くなりがちなときには、考える環境を整備していく。

本来的には何もせずとも質問が溢れる状況を目指していますが、少し慣れも必要。つまり、ある程度"機会・環境を作っていく"ことが重要だと考えました。

くじ引きだとフェアで不公平感が少ない!

この点、"くじ"は誰もがフェアに環境が提供され、不公平感も少ないというメリットがあります。そうと決まれば、運用ルールを整備していくだけです。


"くじ"の運用ルールを決めて、準備します

とはいえ、現状でも意見・質問してくれる参加者も一定数、存在します。全て"くじ"にしてしまうと意見・質問したい人が質問できなくなってしまうという懸念もあり、下記のように運用ルールを決めました。

・意見・発表したい人がいれば、今まで通り手をあげてもらう。
誰もいない場合のみ、"くじ"を回し、環境を作っていく。

あとは"くじ"を運用する仕組みを考えるだけです。ネットで(安直に)ググってみると、「ラッコツールズ」という今回のニーズにぴったりのツールを見つけることができました。

このリストという所に部門会に参加メンバーの名前を入れて、ボタンを押すと抽選が自動で行われます(すごい便利です)

「ラッコツールズ」は"くじ"をクイックに使うには便利です

参加者が約100名以上おり、部門会の時間も限られてるので結果発表までの時間は"1秒"で設定して回すとスムーズに動いてくれます(2-3秒にすると体感的に少し長く感じてしまいました)


あとは「やってみる」のみ

突然"くじ"が出てきても、部門会に参加されているメンバーは????となってしまうので、部門会の最初に投影資料に記載し、告知を行いました。

こんな感じで最初に全メンバーに周知します

通常通りに部門会を進めていき、"くじ"は質問が出ない場合のみ利用して進めていきます。

各コンテンツでプレゼンターが発表していきます。最初のコンテンツが終了し、いざ意見・質問コーナーに差し掛かると、質問・意見がザクザク出てくる!!(嬉しいけど、少し"くじ"も使いたい・・・笑)

いざ次のコンテンツに進みました。発表が終わり、質疑の時間になったところ、今回はすぐに意見・質問する人がいなかったので、すぐさま"くじ"に切り替えました。笑

準備してページを画面共有し、全員に見せながら"くじ"を回しました!
あくまで、フェアに回っていることを伝えるため、全員が見れている状態で抽選ボタンを押すことがポイントです。

そして、"くじ"に当たった方に意見・質問をお願いしました!
ここでは発言のハードルを可能な限り下げることもポイントです。(言ってもランダムで当たっており、心算しきれていない点を留意することが必要です)


やってみて・・・

想定以上に比較的にスムーズに運用ができました。あくまで"くじ"の導入は皆が発言する環境・素地を作るという目的で運用しており、一定期間試してみて、ある程度効果が出てくるのでは?と思っています。

まだまだ始めたばかりなので、改善余地は多分にあると思っており、今後も継続的に改善していきたいと思います。


最後に

いかがでしたでしょうか?
大人数が参加する会議はいろいろと運用が大変な側面もあるかと思いますが、今後ともさまざまな情報発信をできればと思います。

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